OPEN BRIEF 

VAN DE RAAD VAN TOEZICHT VAN BUREAU PROMOTIE PODIUMKUNSTEN
AAN
DE LEDEN VAN DE VERENIGING VAN THEATER- en CONCERTGEBOUWDIRECTIES

Amsterdam, 5 november 2009

Geachte leden van de VSCD,

Hierbij willen wij u informeren over het conflict waarin Bureau Promotie Podiumkunsten verzeild is geraakt. Een conflict dat –als het niet snel opgelost wordt- de hele sector raakt. Wij wenden ons tot u met het verzoek om op de Algemene Ledenvergadering van de VSCD op 16 november a.s. u op constructieve wijze in te zetten voor behoud van Bureau Promotie Podiumkunsten als zelfstandige sectorbrede marketingorganisatie.

Het einde van BPP?
Bureau Promotie Podiumkunsten (BPP) is een gezonde en veerkrachtige organisatie. Dat willen we zo houden. Minder dan 6 weken resten er nog tot de Stichting Promotie Theater- en Concertbezoek (SPTC) om onduidelijke redenen de financiering gaat beëindigen. Deze destructieve actie van de SPTC, die als wisselgeld, op uiterst dubieuze argumenten gebaseerd, het ontslag van de BPP-directeur eist, voelt als een mes in de rug. De onjuiste en tendentieuze verhalen over het functioneren van de BPP-directeur worden niet gedeeld door de Raad van Toezicht en de Raad van Advies en ook niet door de achterban, zo blijkt uit de vele steunbetuigingen. Integendeel: de directeur wordt in de sector alom gewaardeerd, óók in de jaarverslagen van de VSCD en brieven van de SPTC zelf. Het succes van BPP is voor een groot deel toe te schrijven aan het optreden van de directeur. Zij is in staat gebleken de organisatie zorgvuldig, deskundig en enthousiasmerend op te bouwen en aan te sturen.

Het opheffen van het huidige BPP leidt tot versplintering en teloorgang van de vele activiteiten die juist in de bundeling en branchebrede oriëntatie hun werking krijgen. Een onaanvaardbare kapitaalvernietiging die ook voor de VSCD als vereniging financiële consequenties heeft.

Autonome en sterke organisatie 
In 2001 is BPP opgericht als zelfstandige stichting met als core business de organisatie van collectieve promotie van de podiumkunsten in Nederland. Het moest een organisatie zijn die van en voor alle professionele podiumkunstinstellingen is, en niet zoals voorheen, alleen van de VSCD. Dat bleek immers voordien te eenzijdig. Daarom kwam er in 2003 een onafhankelijke directeur en niet iemand die ook directeur was van de VSCD, zoals voorheen. BPP kreeg een eigen gezicht, het team groeide in 6 jaar tijd van 3 naar 15 medewerkers, verdubbelde het eigen inkomen, vermeerderde de jaarlijkse omzet van de Theater&Concertbon met ruim 3 miljoen euro (+60%) en ontwikkelde naast collectieve promotieactiviteiten ook een kenniscentrum op het gebied van marketing in de podiumkunsten.
In 2006 werd de verzelfstandiging van BPP verder doorgezet met het ‘Cultureel Governance model’ en een onafhankelijke Raad van Toezicht. Dit vergde een verandering van de BPP-statuten, waarvoor het VSCD-bestuur in 2006 moest tekenen en dat ook deed en daarmee dus instemde met de verzelfstandiging.

Gevonden aanleiding
SPTC gebruikt nu een verschil van inzicht over de financiering van de Theater&Concertkaart ter vervanging van de Theater&Concertbon als reden om het vertrouwen in de directeur / bestuurder van BPP op te zeggen. Daarmee is een stok gevonden om de hond te slaan. De werkelijke reden lijkt dat SPTC (en dus VSCD) zich de marketingorganisatie weer wil toe eigenen. Dit staat lijnrecht tegenover de opdracht tot het creëren van een zelfstandige organisatie, die de huidige directeur bij haar aanstelling kreeg.

Theater & Concertkaart
BPP maakt zich sinds 2007 bij SPTC al sterk voor de transitie van Theater& Concertbon naar de Theater&Concertkaart (TCK), omdat met deze kaart een scala aan nieuwe mogelijkheden tot de beschikking staan in de werving van publiek en sponsors voor de podiumkunsten. Een transitie kost geld en moet vanwege de techniek, logistiek en marketing op uiterst zorgvuldige manier geschieden. BPP maakte zich hiervoor klaar en was bezig de zaken op een rijtje te zetten en de zaken door te berekenen. Toen SPTC na ruime tijd van dralen, begin 2009 akkoord ging met de transitie, weigerde het SPTC-bestuur -op voordracht van de SPTC-directeur- verantwoordelijkheid te nemen voor de benodigde investeringen. Gesteld werd dat dit een taak was voor BPP: dat moest daar zelf voor zorgen, terwijl er tevens door SPTC werd besloten de lancering in het lopende jaar te doen. BPP wilde en kon in die omstandigheden de verantwoordelijkheid voor een deugdelijke transitie van TCK niet nemen. Directie en bestuur van SPTC besloot daarop de TCK geheel naar zich toe te trekken. De verantwoordelijkheid kwam in handen van de SPTC- (en VSCD-) directeur. Een onbegrijpelijke en ook risicovolle exercitie, die de leden duur kan komen te staan.

Bestuurlijke wanorde
Het afgelopen halfjaar is het dispuut tussen SPTC en BPP uitgelopen op een steeds heftiger en onbeheersbaarder conflict. BPP heeft continu en via verschillende invalshoeken de dialoog gezocht, maar SPTC hield alle deuren gesloten. SPTC levert tot op heden geen onderbouwde argumenten voor het ingenomen standpunt dat de directeur / bestuurder van BPP dient te vertrekken.
Alle pogingen tot redelijk overleg, de-escalatie, bemiddeling, externe advisering of onafhankelijk onderzoek worden van tafel geveegd, alweer zonder argumenten. Zo behoort een bestuur zich niet te gedragen.

Er is duidelijk sprake van wanorde bij de SPTC, zowel organisatorisch als financieel. Zo worden statuten deels niet nageleefd, er worden maximale zittingstermijnen overschreden, en is er een onduidelijke bestuursstructuur van dubbelfuncties en verstrengeling van belangen. SPTC is sterk gelieerd aan de Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties. Het VSCD-bestuur benoemt meer dan de helft van de bestuursleden uit zijn midden ín het SPTC-bestuur waarbij de penningmeester qualitate qua de voorzitter van de SPTC is. Daarbij is de directeur van de VSCD ook benoemd als directeur van de SPTC. Deze ‘dubbele pet’ wordt door de directeur naar believen gewisseld, wat tot onduidelijkheid in communicatie leidt: het is voor BPP regelmatig onduidelijk met welke pet de directie van VSCD/SPTC spreekt.
SPTC heeft de zelfstandige positie van BPP in de afgelopen tijd stelselmatig ondergraven.

De Raad van Toezicht van BPP, evenals in eerder jaren het bestuur van BPP, heeft meerdere malen aangedrongen op financiële zekerstelling van BPP evenals op zorgvuldig beheer van de Theater&Concertbon-gelden. Er is het afgelopen jaar groot verlies geleden met geld dat uitstaat tegen de bonnen in de markt. Door dit verlies dreigt er een probleem als iedereen zijn Theater&Concertbon nu inlevert. Een risicovolle wijze van handelen die alle VSCD-leden raakt.

Kapitaalvernietiging
BPP ziet zich door de opstelling van de SPTC nu al gedwongen zichzelf te ontmantelen, en overweegt juridische stappen tegen SPTC wegens onbehoorlijk bestuur en onrechtmatig handelen.
BPP is voor meer dan de helft van de inkomsten afhankelijk van de STPC. De aangekondigde stopzetting van de bijdrage heeft nu al een sneeuwbal effect op overige bijdragen, van fondsen en sponsoren. Een onnodige vernietiging van kapitaal in tijden van crisis en beperking waarin iedere bijdrage van ‘buiten’ welkom is. Het is juist de onafhankelijkheid van BPP die het vertrouwen geeft aan geldgevers, iets dat door de individuele koepels nooit bereikt zou worden.
Verdwijnen van BPP betekent ook direct een strop voor de Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties: de VSCD heeft samen met BPP verschillende contracten getekend, o.a voor gedeeld personeel en huur. Een pas in 2011 aflopend huurcontract moet worden afgekocht en faillissement dreigt.

Een teloorgang van BPP is een ernstige slag voor de hele theater- en muzieksector. De collectieve promotieactiviteiten en specifieke en gebundelde kennis van marketing zijn meer dan ooit noodzakelijk in deze tijd waarin gestreden wordt om de bestedingen van de consument, ook in de culturele sector. De overheid eist van gesubsidieerde instellingen een verhoging van de eigen inkomsten. BPP speelt daarin vanwege zijn opdracht een sleutelrol die van belang is voor de hele sector.

Naar een oplossing
Het SPTC-bestuur wil de directeur van BPP uit haar functie ontheffen en beschouwt dan alle problemen als opgelost. Niets is minder waar, de bestuurlijke wanorde bij SPTC, de voortdurende onduidelijke relatie tussen VSCD-directie, SPTC-directie en  BPP-directie zijn de oorzaak van het conflict. De BPP-directeur heeft dit regelmatig aan de orde gesteld.

Het ontheffen van de (onafhankelijk) directeur uit haar functie zal de problemen niet oplossen en de wanorde niet doen verdwijnen, integendeel. Het is juist de onafhankelijkheid van BPP die het vertrouwen geeft aan geldgevers, iets dat door individuele koepels nooit bereikt zou worden. Een aantal fondsen heeft reeds aangekondigd zich terug te willen trekken.

De Raad van Toezicht van BPP verzoekt de leden van de VSCD met klem om op de ALV van 16 november a.s. bij het bestuur van VSCD en het bestuur van SPTC aan te dringen op extern, onpartijdig en professioneel advies om tot een goed governance model te komen. Bestuur en Raad van Toezicht van BPP aanvaarden op voorhand de consequenties daarvan.

Met vriendelijke groet,
De Raad van Toezicht van Bureau Promotie Podiumkunsten,

Martijn Sanders (voorzitter)
Henk Kraima
Elsbeth Polak
Henriëtte Prast